スタイルを重視したドキュメント作成のためのWordの初期設定

スタイル中心で作成・編集効率を鑑みたWord活用を実現するにあたり、影響のある挙動について初期設定をしておきましょう。Wordの初期設定はリボンの［ファイル］タブから［オプション］を選択し開かれる［Wordのオプション］ダイアログで行います。

全般

• ユーザーインターフェイスのオプション
  • [選択時にミニツールバーを表示する]
    オフにします。スタイル中心でドキュメントを作成する場合、個別に書式設定をするUIを登場させる機会を増やす必要がないためです。
  • [既定でMicrosoft Searchボックスを折りたたむ]
    オンにします。タイトルバーが占有されずOS視点でのウィンドウ操作がしやすくなるためです。

表示

• ページ表示オプション
  • [蛍光ペンを表示する]
    オンにします。編集時にハイライトを使って校正チェックができるためです。

• 常に画面に表示する編集記号
  • [すべての編集記号を表示する]
    オンにします。文書全体の状況を把握するためには、入力されているすべての命令が目視できることが重要です。

• 印刷オプション
  • [隠し文字を印刷する]
    オフにします。隠し文字を編集時に生かし、編集時の情報として限定することができるためです。
  • [印刷前にフィールドを更新する]
    オンにします。Word内の目次等の更新漏れを、アウトプット前に防ぐことができるためです。
  • [印刷前にリンクされているデータを更新する]
    オンにします。Word内の層所参照等の更新漏れを、アウトプット前に防ぐことができるためです。

文章校正

• オートコレクトのオプション
  オートコレクトは校正が機械的に実行できる大変便利な機能であるとともに、状況によっては大変にお節介な機能でもあります。文章入力中に気になるオートコレクトがある場合、随時ここから自分用の設定をしていきましょう。

詳細設定

• 編集オプション
  • [オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンパスを作成する]
    オフにしておきます。オートシェイプは単独で使いたい場合が多いためです。描画キャンパスは適宜作成することも可能です。
  • [段落の選択範囲を自動的に調整する]
    オフにしておきます。オンでは段落選択の際、自動的に段落改行までが選択範囲に含まれるようになりますが、選択範囲は細かいところを含めて自分の意志で調整したいためです。
  • [書式の履歴を維持する]＞[書式の不統一を記録する]
    どちらもオンににしておきます。スタイルの状況や異常を確認することに役立ちます。
  • [クリックアンドタイプ編集を行う]
    オフにしておきます。この機能は手書きノートのように自由に文字を配置する使い方をするのに役立ちますが、スタイル中心のドキュメント作成とは相いれません。
  • [日本語用と英数字用に同じフォントを使う]
    オフにしておきます。通常、組み合わせの良い日本語用と英数字用のフォントを別々に指定したほうが文書全体のデザインが整うためです。

• 切り取り、コピー、貼り付け
  • [同じ文書内の貼り付け]
    [元の書式を保持(既定)]を選択します。同じ文書内ではスタイルに影響がないためです。
  • [文書間での貼り付け]
    [テキストのみを保持]を選択します。レイアウト情報を継承させないことでスタイルに不必要な変更をさせません。
  • [文書間での貼り付け（スタイル定義が異なる場合）]
    [テキストのみを保持]を選択します。レイアウト情報を継承させないことでスタイルに不必要な変更をさせません。
  • [他のプログラムからの貼り付け]
    [テキストのみを保持]を選択します。レイアウト情報を継承させないことでスタイルに不必要な変更をさせません。

• 構成内容の表示
  • [文書ウィンドウの幅に合わせて文字列を折り返す]
    オンにしておきます。アウトライン表示や下書き表示でテキストエディタとして作業しやすくなるからです。
  • [ブックマークを表示する]
    オンにしておきます。ブックマーク機能を最大限に生かすことができるためです。
  • [フィールドの網掛け表示]
    [表示する]を選択します。フィールドを扱う際に見やすためです。
  • [下書き表示やアウトライン表示で下書きフォントを使用する]
    文字装飾を気にせずコンテンツに集中できるよう、テキストエディタで使い慣れたフォントを選んでおきましょう。